zoom発表会を実施したので、これから何回かに分けて準備すべきことや気をつけるべきポイントを書き残していきます

先日、ぷくおはzoomを利用した発表会に携わる経験をしました。

最近流行のzoom。社内打ち合わせなどで使う機会が増えていたものの、小規模な打ち合わせと発表会では使用感はもちろん、準備も普段とは全然違うものでした。

もちろん実際に人を一ヶ所に集めて行う発表会も準備は必要なものの、zoomの発表会はまた違う大変さ。ある程度は想定していたのですが、リハを行うと想像以上に大変で、本番を迎えるとまた新たな課題・トラブルが発生し、なんとか及第点に終えることができたと自負しています。

まだ日本で100人オーバーの発表会を実施した人は少ないはず。というわけで、何回かに分けて発表会設定、準備、当日の流れや注意点、反省点などについて書いていきたいと思います。

今回行った発表会の概要

via : zoom

今回実施した発表会の概要ですが、コロナ対策や物理的な問題で発表者が東京(本部)、地方メイン拠点1(密を避けるためこちらに2端末)、地方拠点2、地方拠点3(海外)の4か所に分かれ、それを約100名の方が視聴及び質疑応答を行うという形となりました。

なお、zoomの契約やホスト操作は業者に依頼したものの、拠点での機材整備などは自前で行っています。

今考えているコンテンツはこちら(加筆修正の可能性あり)

準備編

  • 使用ソフトの選定
  • 発表会を行うのに喜ばれる時間帯・所要時間の設定
  • 使用機材
  • セッティング
  • ホスト操作(スイッチャー)
  • 出演者への事前説明
  • 記者・視聴者への事前説明
  • 終了後の素材提供について

当日編

  • 最終チェックで必要なこと
  • 質疑応答の采配

トラブルシューティング

  • zoomが落ちた時に備える
  • 自社回線が落ちた時に備える
  • 配信用PCが落ちた時に備える
  • 地方拠点の接続が切れた時に備える
  • その他

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