ぷくおが経験したzoom発表会について全て書きます 〜当日編〜

機材のセッティングも終わり、発表を行う話者や司会へのお願い、リハーサルも済ませ、いよいよ本番当日。
時間が限られている中で話者・司会と最後の調整を済ませ、発表会用のzoomミーティング解放を待つことになります。

最終調整

本番当日になって初めて司会・話者の全員が揃うことが多いと思います。実際にマイクの前に立つ方を交え、限られた時間で確認しておくべき事項について書き記します。

照明チェック

事前リハーサルでほとんど調整は済んでいるでしょうが、発表を行う本人の服装・顔色に合わせて微調整を重ねましょう!

準備編でも触れた通り、本番の時の天候・時間によって太陽の位置がリハーサルとは違うはず。窓のある部屋だとリハーサルとは大きく環境が変化している可能性もありますので、適正な露光が得られているか確認しましょう。

最終リハーサル

zoomの設定

時間が限られている中でのリハーサル。主催者の設定にもよりますが、本番開始30分前あたりから本番を視聴する参加者をzoom待機室に入れるように設定することと思います。

待機室に入り、ホストから承認を受けてミーティングルームに入った視聴者がリハーサルの画面を見てしまうことのないよう、リハーサルを行うときはリハーサル専用に別のミーティングルームを開設し、実施しましょう。

確認事項

リハーサルでどこまで本番と同じようにやるかは、その発表会の性質によると思います。最低限確認しておきたいのは、口酸っぱいようですがマイクがハウリングを起こしていないか、マイクの入力レベルが話者全員で適正なレベルになっているか、そしてなにより(まだ不慣れな方の多い)オンライン発表会ならではの発言時のマイクミュート解除や画面切り替え時のタイムラグなどに慣れてもらう必要があります。

また、資料出しを行うスタッフは最終リハーサルまでに再度どのタイミングでどの資料を表示するかや、画面共有のやり方などについてしっかりとホスト役スタッフ(またはスイッチャー)と確認しておきましょう!

本番開始

待機室に続々と接続されてくる参加者の承認を済ませ、ついに発表会の始まりです。

まず行って頂きたいのは視聴者に音声がきちんと届いているかどうかの確認。合わせて視聴者のスピーカー(イヤホン)の音量調整。

司会から、まず第一に確認のお願いについて発声していただき、音楽をかけるなどして皆さんにチェックをお願いしましょう。

音量チェックをしてもらった後はついに本番となります。

まぽ (S-cait)さんによる写真ACからの写真

目の前に人がいる普段の発表会と違い、視聴者の顔が見えないのがオンライン発表会の欠点(視聴者も全員カメラをオンにした状態で回線の帯域に影響が出ないか一度実感してみたいものです)。

司会や話者と同室にいるスタッフは映像/音声がきちんと配信されているかのチェックを行い、話者もゆっくりはっきりした声で話すよう心がけるといいですね(万一話者がマイクミュートになっている場合は司会からのお詫びと話者への通知を即行いましょう)。

資料出し

発表会では資料を出すこともあると思いますし、プレス向けのプレスキットを配布する場合もあると思います。そのために便利だったのがzoom(や他プラットフォームでも)に備わっているチャット画面。

もちろん画面共有を使用することで、通常の発表会で利用するスライドと同等の見せ方が出来ますが、通常の発表会で配布する紙資料と同じようにPDFデータなどをチャットで配布することで、視聴者にとってもより発表会の理解が深まるはずです。

質疑応答

発表会の終わりには質疑応答が設定されることもしばしば。

参加者が一堂に会する普段の発表会であれば、質問者が挙手して、マイクを手渡されて質問。それに対して回答。タイミングを見てまた次の方が質問。と流れるように進んで行きますが、そうはならないのがオンラインでの質疑応答。

ぷくおが携わった発表会では、取材申請時に質問を記載してもらい、事前に選定した代表質問をまず司会から発表してもらい、話者が回答。その後、当日質問を参加者から受け付けることにしました(もちろん取材申請書に質問の流れについて記載し、かつ時間が限られるため全ての質問には答えられない旨も記載しておきました)。

当日質問は、いきなりカメラ/音声が乱入してきたように感じられるのも違和感があったので、zoom(や他プラットフォームでも)に備わっているチャット機能を用いることに。

質問を受け付ける時間を設定し、質問者はチャット画面に社名・名前・質問内容を記入。

スタッフ側でこれは!と思う質問を司会に伝えて読み上げてもらい、回答する。というスタイルをとりました。

時間の関係もあり全ての質問に答えることが出来なかったのが残念ですが、概ねうまくいきました。また面白かったのが、返答できなかった質問も全て投稿されること。

発表会の性質によってはいろんな質問を拾い上げることができるのはメリットにもなるはずです。

発表会終了後

通常の発表会であれば発表が終了した後は音楽を流すなどして、その余韻を会場内に残しておけます。同じようにオンライン発表会でも発表終了後はタイトル画面と音楽をしばらくの間流し、視聴者が続々と退席していくのを待った方が良いでしょう。

ぷくおの身に起きたトラブル一覧

さて、悲劇を再発させないためにもトラブルを残しておき、再発防止に努めるのは大切なこと。

  • 画面が切り替わる前に司会に振られた話者が話し始めてしまった。
    →ぷくおの携わった発表会では話者が客観的に見られるモニタを用意していなかったために起きた失敗。これからオンライン発表会をされる方は用意しておいたほうがいいですよ。
  • マイクミュートをお願いしていたにも関わらず、マイクをオンにする視聴者がいて雑音が入ってしまった。またホスト側でマイクミュートにしているのに、自分で解除してしまう人がいた(別に話すわけでもなく、ただ単にマイクミュート解除しただけ)。
    →まだオンライン発表会に主催者も視聴者も慣れていないために起きたトラブル。今後視聴者の理解が深まればなくなるトラブルでしょうが、そうなるまではホスト側でこまめに視聴者一覧画面のうちマイクオンになった人をミュートにする/多数出てしまった場合は司会からマイクミュートをお願いする必要があります。
  • 話者がマイクミュートのまま話し始めてしまった。
    →説明はしていてもなかなか慣れないのが話し始める時にマイクミュートを解除しなければいけないということ。最悪、すぐにホストがマイクミュートを解除できるように、話者には司会に振られてから少し間をおいて話すようにお願いしておきましょう。
  • 突然鳴るはずのない音楽が流れ始めてしまった。
    →改めて見るともう発表会失敗レベルですね。資料出しをするスタッフ/業者には事前に何度も練習してもらうほか、用の済んだ資料(映像/ミュージック/PDF等)はどんどん閉じて、ミスになる要因を減らしましょう。
  • 地方拠点の映像が知らぬ間に途切れていた。
    →いまだに原因不明なトラブル。地方拠点も固定回線を利用し、何の操作もしていなかったのに勝手に回線が切れている事例が(1時間半ほどの発表会で5回ほども)発生しました。幸いにも話している最中に落ちるということはなかったのですが、今話している方の次にこちらの拠点。と思ったら画面が真っ暗だったときの焦りといったら。こういう時にもすぐに連絡を取れるよう、全拠点のスタッフにすぐ連絡が取れるよう電話番号/SNSグループを把握しておきましょう。
  • リハーサルで使用した資料が間違えて使用されてしまった。
    →幸いにして、より視聴者にとって見やすいよう手を加えただけの違いだったのでぎりぎりセーフですが、これも一歩間違えれば大問題。今回は当日になって資料を差し替えたために発生したトラブルでした。発表会で使用する資料は余裕を持って作成すること。差し替えた場合は必ず古いバージョンを削除する。ことが大切ですね。
  • 質問に対する回答に時間がかかり、取り上げられる質問数が限られてしまった。
    →トラブルというか、想定内の出来事でしたが、普段と違って具体的に質問がチャットで寄せられているのを見てしまうと、全部答えてあげたい気持ちが湧き上がってきます。必ず時間の関係から全ての質問に答えられないことを事前に伝えておくこと。1件あたりの質問にかかる時間から質疑応答の時間と応えられる質問数を想定しておきましょう。
  • PCが落ちた(ノートパソコンの電源が落ちた)。
    今回の発表会を通して一番肝が冷えた事件でした。電源はオフィスによくある床下の電源から取っていたのですが、誰かがコードに足を引っ掛けてコンセントが抜け(もしくは最初からきちんと刺さっていなかった)、しばらくの間はホストに割り当てていたノートPCのバッテリーで稼働。そして、今話している話者が残り数分話した後次の拠点に切り替えしないといけない。と思っていた矢先にバッテリーが0になりホストPCがブラックアウト。というのが事の顛末。奇跡的に次の話者に切り替える前に再起動を果たし、無事に乗り切りました。
     ホストにはバッテリー内蔵のノートパソコン、またはUPSを繋いだデスクトップパソコンが必要ですね。そして必ず画面内のバッテリーアイコンに時折目を配ったり、ランプ付きの電源タップで給電状況が一目で分かるようにしておきましょう。

次回 トラブル防止に向けたバックアップについて

準備編が2回必要だったのに対して本番は1回で書き切りました。やはり何事も準備が大切ということですね。そして、初のオンライン発表会に向けていろいろと準備したつもりでもこれだけの失敗が発生しました。

ぷくおの失敗をしないよう皆さんもお気をつけください。

次回はトラブルが発生した時に備えたバックアッププランを考えてみたいと思います。

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です