Desknet’sとOutlookカレンダーの連携設定でつまずいたところ

会社内の社員スケジュールだったり会議予定、稟議書などは、日本のグループウェア筆頭の１つ「Desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）を使っています。

日本の会社が作っているだけあって、稟議書の条件分岐を含むフローなど使いやすい面も多いのですが、前から不便に思っていたのがカレンダーの共有機能がオフになっていたこと。

そのせいで、スマホなどからは別途デスクネッツにログインすればいいものの、例えば有給休暇を取ろうと思った時にプライベートのカレンダーを見てデスクネッツカレンダーも見るというのは不便ですし、重要な会議だけはプライベートカレンダーにも「仕事」というカレンダーを作って転記していましたが、それも不便。

ここで、「いや、デスクネッツにはM365連携あるよね？」と思った方もいる通り、以前からデスクネッツとMicrosoft365の連携はあったのですが、勤務先ではその設定がされていなかったのでした（ベンダーさんがExchangeだけはオンにしてくれていた）。

こういった不便は前から感じていて、デスクネッツの機能紹介として「M365連携」があることは知っていたのですが、当時見つけたデスクネッツHP内の導入手順では「「Microsoft 365連携個人設定」メニュー」の設定が書かれておらず、かといって社内で話をしても特にそんなに困っている人もいない。ということでベンダーさんに相談することもなく時が過ぎたのでした。

M365 Copilot時代に向けて

ところが、Claudeを提供しているアンソロピック社とMicrosoftの電撃提携によってM365CopilotにもClaudeモデルが導入されるようになり、さらにMicrosoftのWork IQをはじめとする次世代インテリジェンスレイヤーが非常に有効であることを確認（これは、Microsoft 365のCopilotやAIエージェントが、仕事の流れや背景を理解できるようにする新しい仕組み」）。

これによってより組織や社員のバックグラウンドを理解した上で、Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなどを知識として参照し、ClaudeAIの力を借りて適切な回答ができるようになったM365Copilotを導入することになったのでした。

そうすると、いまのスケジュールや会議室等の設備利用をデスクネッツ上で行っていると不便なことが出てきます。

具体的には、Copilotで「課内ミーティングをやるので、来週、1時間ほど皆が集まれる日程を押さえて」といった指示をしても、Copilotがスケジュールを把握できない当然ながら、それに伴う会議室の手配もできない。といったあたりですね。

さらに、デスクネッツではスケジュールの公開先を限定することはできるものの、その他のユーザーからは鍵マークのついた予定となってしまって、個人的にはなんか嫌でした。

ということで、M365連携を行い、かつカレンダー同期はデスクネッツ→Outlookの一方向とすることで、全体の流れは今まで通り。だけどOutlookを見れば本社の細かいスケジュールは支店から認知されなくなる（逆も然り）。という運用が可能になるわけですね。

上司とも相談した上で、M365連携を進めてみることになりましたが、ベンダーさんが最近そっけなくなってきた。ということで自分たちで作業を進めることになったのでした。

作業手順とつまづいたところ、気を付けておくべきところ

ようやく今回の記事タイトル本題に入るわけですが、いまはデスクネッツ社のほうから詳細な作業手順が公開されているので、基本は下記の「M365連携を使用する手順」に記載されている通り（さらに詳細は同ページ内の「Microsoft365連携セットアップガイド」に記載）。

基本的にはここに記載されている通りで設定できたのですが、つまずいたポイントを残しておきます。

連携すると全ユーザーに「M365でログインボタン」が表示される

M365連携を設定後、連携設定画面内の「ユーザー情報連携設定」から各ユーザーのUPN（Microsoft 365でユーザーを識別するために使用する識別子）とメールアドレスをM365のユーザーに紐づいた内容を設定して、はじめて同ユーザーはM365IDでシングルサイオンできるようになる。のですが、、、

このUPN等を設定していなくてもログイン画面に「Office365でログイン」というボタンが表示されてしまうのです。さらに悪いことに、UPNを設定されていない者がこのボタンを押すとエラー画面が出てしまうのです。

なので、設定する際は夜間や休日に行うほうがよさそうです。

スケジュールの時間が近づくとアラームが鳴ってしまう

デスクネッツでは、会議等のスケジュールを登録しても何も通知は飛びませんが、これがOutlookと連携すると開始◯分前に通知が鳴って、何も知らないユーザーはちょっと驚くことに。

これは、デスクネッツからOutlookに同期する際にリマインダー情報も含めてデータが飛ぶ仕様になっているためでした。

デスクネッツの以前のバージョンでは一括でリマインダー設定ができたようなのですが、現行のクラウドバージョンでは一括設定がなく、面倒ですがさきほどのユーザー情報連携設定画面で、一人一人の設定で「既定のリマインダー」を変更する必要があります。

もちろん、Outlook側で「通知」を出さない設定にもできますが、どこで設定させるかは会社ごとに検討が必要ですね。

デスクネッツの予定で「登録先」として他のユーザーを追加するとメールで参加依頼が飛ぶ

デスクネッツでは、予定を登録するときに「参加者」も設定することが可能です。これが、Outlookに転送されると「自動的に参加者に対しメールが送られ、『イベントの参加確認』がされる」という仕様になっています。

これは設定で無くすことができないため、あらかじめ皆に対して連絡しておかないとちょっと驚くことに。

そして、我が社での参加／不参加はなぜか英語で書かれているので、何も知らないとちょっと海外からの迷惑メール的にも見えてしまいます(笑)

また、届いた参加確認に対し回答を行わないと、その時間帯に「何らかの予定」があるだけという中途半端な状態になってしまいます。

まとめ

もろもろと今までにない挙動が自動的に発生してしまうため、設定するにはなるべく社員の皆さんが不在の時間帯に行い、かつ「イベントの出欠確認メール」が届くことだけは事前にアナウンスしておいた方が良さそうです。

続いては、Outlookカレンダーにおける組織内の共有ですが、これは組織によってやり方が変わってくるので各自要検討が必要ですね。