meoさんによる写真ACからの写真

さて、今回はオンライン配信におけるトラブルの想定と、現時点で考えられる対処法について検討してみたいと思います。

ぷくおが今回の配信で体験したトラブルも記載していますので、発生してから慌てることのないよう頭の片隅に入れておきましょう！

zoomのサービスが落ちてしまった時

絶体絶命ですね。視聴していた参加者は、何が原因かわからないまま勝手に画面が真っ暗になり、音信不通となるはずです。

まず起きないと思われる（思いたい）トラブルですが、これを避けるには別のサービスでも同時に配信を行う／配信がすぐに切り替えられるように準備をしておき、参加者への案内時に万一に備えて他社サービスの接続用URLを案内しておくぐらいしか考えられません。

全く同じものを2つ契約しなければならないのがネックですが、実際に多数の参加者を収容する会議室やホールを借りることに比べたら安いもの。

また、よりコストを抑えたいのであればYouTubeの限定公開（問題なければ公開）live配信というのもアリでしょう。

YouTube live配信では資料の共有などが出来ませんが、資料はzoomなどのメイン回線ですでに配布済みであれば問題ないでしょう。また、コメントを視聴者が記入するにはYouTubeアカウントを視聴者各自が作っておかなければいけないので、コメントを求める場合には少し不便ですね。

自社回線（または配信拠点の貸し会議室などの回線）が落ちた時

ごく稀に発生する光回線の通信障害。エリア一帯がダウンしてしまうことが想定されます。

また、そこまで大規模ではなくても回線の終端装置から配信を行なっているPCまでの間にあるケーブルや機器のトラブルで問題が発生する可能性も大いにあり得ます。

ぷくおが今回行なった場所は貸し会議室だったので、バックアップとして使おうと考えていたのは手持ちのスマートフォンをテザリングして運用するというパターンでしたが、自社内であれば終端装置からPCまでの間の予備機材がどこにあるか確認しておくのが良いですね。

配信用PCが落ちた時に備える

今回の配信時に起きた、本当に血の気が引いたトラブル。

バッテリーが切れてしまったという単純なトラブルだったので、コンセントをつなぎ直して立ち上げるだけで復活し、ホスト操作を再開できましたが、トラブルに備えてホスト操作用PCを2台。というのは難しいかもしれませんので、せめて資料出しPCや配信映像確認用として利用しているPCなどを、送球にホストユーザーとしてログインし直せるよう、ID・パスワードを確認しておきましょう。

地方拠点の接続が切れた時に備える

これも今回の配信時におきたトラブル。

回線は光回線、またPCは有線接続でインターネットは繋がっていて、さらに何の操作もしていないのにzoom接続が勝手に切れていた。ということが何度か発生しました。

回線やPCのトラブル対応は前述の通りですが、何か起きた時にすぐにホスト（主拠点）と連絡が取れるようにLINEグループを作っておいたり、電話がすぐにかけられるようにしておきましょう。

次回

まだまだこれ以外にもトラブルの種はたくさんあるはず。ぷくおも思いついたら追記していきますし、もし配信をやった方でこんなトラブルがあった。というのをコメントいただければ嬉しいです。

トラブル対策や便利な使い方・サービスを共有して、盛り上げていけたらいいですね。

次回はカメラの違いによる画質の差などを書いてみたいと考えています。

最終調整

本番当日になって初めて司会・話者の全員が揃うことが多いと思います。実際にマイクの前に立つ方を交え、限られた時間で確認しておくべき事項について書き記します。

照明チェック

事前リハーサルでほとんど調整は済んでいるでしょうが、発表を行う本人の服装・顔色に合わせて微調整を重ねましょう！

準備編でも触れた通り、本番の時の天候・時間によって太陽の位置がリハーサルとは違うはず。窓のある部屋だとリハーサルとは大きく環境が変化している可能性もありますので、適正な露光が得られているか確認しましょう。

最終リハーサル

zoomの設定

時間が限られている中でのリハーサル。主催者の設定にもよりますが、本番開始30分前あたりから本番を視聴する参加者をzoom待機室に入れるように設定することと思います。

待機室に入り、ホストから承認を受けてミーティングルームに入った視聴者がリハーサルの画面を見てしまうことのないよう、リハーサルを行うときはリハーサル専用に別のミーティングルームを開設し、実施しましょう。

確認事項

リハーサルでどこまで本番と同じようにやるかは、その発表会の性質によると思います。最低限確認しておきたいのは、口酸っぱいようですがマイクがハウリングを起こしていないか、マイクの入力レベルが話者全員で適正なレベルになっているか、そしてなにより（まだ不慣れな方の多い）オンライン発表会ならではの発言時のマイクミュート解除や画面切り替え時のタイムラグなどに慣れてもらう必要があります。

また、資料出しを行うスタッフは最終リハーサルまでに再度どのタイミングでどの資料を表示するかや、画面共有のやり方などについてしっかりとホスト役スタッフ（またはスイッチャー）と確認しておきましょう！

本番開始

待機室に続々と接続されてくる参加者の承認を済ませ、ついに発表会の始まりです。

まず行って頂きたいのは視聴者に音声がきちんと届いているかどうかの確認。合わせて視聴者のスピーカー(イヤホン)の音量調整。

司会から、まず第一に確認のお願いについて発声していただき、音楽をかけるなどして皆さんにチェックをお願いしましょう。

音量チェックをしてもらった後はついに本番となります。

まぽ (S-cait)さんによる写真ACからの写真

目の前に人がいる普段の発表会と違い、視聴者の顔が見えないのがオンライン発表会の欠点(視聴者も全員カメラをオンにした状態で回線の帯域に影響が出ないか一度実感してみたいものです)。

司会や話者と同室にいるスタッフは映像／音声がきちんと配信されているかのチェックを行い、話者もゆっくりはっきりした声で話すよう心がけるといいですね（万一話者がマイクミュートになっている場合は司会からのお詫びと話者への通知を即行いましょう）。

資料出し

発表会では資料を出すこともあると思いますし、プレス向けのプレスキットを配布する場合もあると思います。そのために便利だったのがzoom（や他プラットフォームでも）に備わっているチャット画面。

もちろん画面共有を使用することで、通常の発表会で利用するスライドと同等の見せ方が出来ますが、通常の発表会で配布する紙資料と同じようにPDFデータなどをチャットで配布することで、視聴者にとってもより発表会の理解が深まるはずです。

質疑応答

発表会の終わりには質疑応答が設定されることもしばしば。

参加者が一堂に会する普段の発表会であれば、質問者が挙手して、マイクを手渡されて質問。それに対して回答。タイミングを見てまた次の方が質問。と流れるように進んで行きますが、そうはならないのがオンラインでの質疑応答。

ぷくおが携わった発表会では、取材申請時に質問を記載してもらい、事前に選定した代表質問をまず司会から発表してもらい、話者が回答。その後、当日質問を参加者から受け付けることにしました（もちろん取材申請書に質問の流れについて記載し、かつ時間が限られるため全ての質問には答えられない旨も記載しておきました）。

当日質問は、いきなりカメラ／音声が乱入してきたように感じられるのも違和感があったので、zoom（や他プラットフォームでも）に備わっているチャット機能を用いることに。

質問を受け付ける時間を設定し、質問者はチャット画面に社名・名前・質問内容を記入。

スタッフ側でこれは！と思う質問を司会に伝えて読み上げてもらい、回答する。というスタイルをとりました。

時間の関係もあり全ての質問に答えることが出来なかったのが残念ですが、概ねうまくいきました。また面白かったのが、返答できなかった質問も全て投稿されること。

発表会の性質によってはいろんな質問を拾い上げることができるのはメリットにもなるはずです。

発表会終了後

通常の発表会であれば発表が終了した後は音楽を流すなどして、その余韻を会場内に残しておけます。同じようにオンライン発表会でも発表終了後はタイトル画面と音楽をしばらくの間流し、視聴者が続々と退席していくのを待った方が良いでしょう。

ぷくおの身に起きたトラブル一覧

さて、悲劇を再発させないためにもトラブルを残しておき、再発防止に努めるのは大切なこと。

• 画面が切り替わる前に司会に振られた話者が話し始めてしまった。
  →ぷくおの携わった発表会では話者が客観的に見られるモニタを用意していなかったために起きた失敗。これからオンライン発表会をされる方は用意しておいたほうがいいですよ。
• マイクミュートをお願いしていたにも関わらず、マイクをオンにする視聴者がいて雑音が入ってしまった。またホスト側でマイクミュートにしているのに、自分で解除してしまう人がいた（別に話すわけでもなく、ただ単にマイクミュート解除しただけ）。
  →まだオンライン発表会に主催者も視聴者も慣れていないために起きたトラブル。今後視聴者の理解が深まればなくなるトラブルでしょうが、そうなるまではホスト側でこまめに視聴者一覧画面のうちマイクオンになった人をミュートにする／多数出てしまった場合は司会からマイクミュートをお願いする必要があります。
• 話者がマイクミュートのまま話し始めてしまった。
  →説明はしていてもなかなか慣れないのが話し始める時にマイクミュートを解除しなければいけないということ。最悪、すぐにホストがマイクミュートを解除できるように、話者には司会に振られてから少し間をおいて話すようにお願いしておきましょう。
• 突然鳴るはずのない音楽が流れ始めてしまった。
  →改めて見るともう発表会失敗レベルですね。資料出しをするスタッフ／業者には事前に何度も練習してもらうほか、用の済んだ資料（映像／ミュージック／PDF等）はどんどん閉じて、ミスになる要因を減らしましょう。
• 地方拠点の映像が知らぬ間に途切れていた。
  →いまだに原因不明なトラブル。地方拠点も固定回線を利用し、何の操作もしていなかったのに勝手に回線が切れている事例が（1時間半ほどの発表会で5回ほども）発生しました。幸いにも話している最中に落ちるということはなかったのですが、今話している方の次にこちらの拠点。と思ったら画面が真っ暗だったときの焦りといったら。こういう時にもすぐに連絡を取れるよう、全拠点のスタッフにすぐ連絡が取れるよう電話番号／SNSグループを把握しておきましょう。
• リハーサルで使用した資料が間違えて使用されてしまった。
  →幸いにして、より視聴者にとって見やすいよう手を加えただけの違いだったのでぎりぎりセーフですが、これも一歩間違えれば大問題。今回は当日になって資料を差し替えたために発生したトラブルでした。発表会で使用する資料は余裕を持って作成すること。差し替えた場合は必ず古いバージョンを削除する。ことが大切ですね。
• 質問に対する回答に時間がかかり、取り上げられる質問数が限られてしまった。
  →トラブルというか、想定内の出来事でしたが、普段と違って具体的に質問がチャットで寄せられているのを見てしまうと、全部答えてあげたい気持ちが湧き上がってきます。必ず時間の関係から全ての質問に答えられないことを事前に伝えておくこと。1件あたりの質問にかかる時間から質疑応答の時間と応えられる質問数を想定しておきましょう。
• PCが落ちた（ノートパソコンの電源が落ちた）。
  →今回の発表会を通して一番肝が冷えた事件でした。電源はオフィスによくある床下の電源から取っていたのですが、誰かがコードに足を引っ掛けてコンセントが抜け（もしくは最初からきちんと刺さっていなかった）、しばらくの間はホストに割り当てていたノートPCのバッテリーで稼働。そして、今話している話者が残り数分話した後次の拠点に切り替えしないといけない。と思っていた矢先にバッテリーが0になりホストPCがブラックアウト。というのが事の顛末。奇跡的に次の話者に切り替える前に再起動を果たし、無事に乗り切りました。
  　ホストにはバッテリー内蔵のノートパソコン、またはUPSを繋いだデスクトップパソコンが必要ですね。そして必ず画面内のバッテリーアイコンに時折目を配ったり、ランプ付きの電源タップで給電状況が一目で分かるようにしておきましょう。

次回　トラブル防止に向けたバックアップについて

準備編が2回必要だったのに対して本番は1回で書き切りました。やはり何事も準備が大切ということですね。そして、初のオンライン発表会に向けていろいろと準備したつもりでもこれだけの失敗が発生しました。

ぷくおの失敗をしないよう皆さんもお気をつけください。

次回はトラブルが発生した時に備えたバックアッププランを考えてみたいと思います。

さて、前回はソフトの選定から必要となる機材、配信に向けた機材構成などについて書きました。今回はリハーサルや本番に向けて各種セッティングや参加者・視聴者に向けて事前に伝えておくべきことなどについてお伝えいたします。

zoom発表会　ー準備編その1ー

セッティング

円滑な配信に向け、マイク、カメラ、zoomなどのセッティングが必要になってきます。

マイク

ある意味カメラよりも重要なマイク。みなさんもカラオケや会議などで「キーン」とか「ボー」という耳をつんざくような音「ハウリング」を聞いたことがあると思います。

オンライン発表会では視聴者はイヤホンで聴いていることも多く、その時にハウリングが発生するとかなり迷惑となります。ですのでリハーサルを通してハウリングが発生していないかしっかり確認する必要があります。

さて、ハウリングはどうやって発生するのでしょうか。基本的にはマイクがスピーカーから拾った音をアンプが増幅してさらに大きな音をスピーカーが鳴らす。そしてその音をまたマイクが拾って拡散して…という、マイクーアンプースピーカーでループが出来上がることでハウリングが発生します。

マイクセッティングを行う際は、同じ空間にあるスピーカーの音をマイクが拾わないようにスピーカー音量を下げたり、エコーキャンセル機能が搭載されたスピーカーを利用したり、全員イヤホンマイクをつけるといった工夫が必要となります。

また、視聴者が話者の声を聞き取りやすいようにマイクのレベル調整も忘れずに行なっておきましょう。話者が複数いる時は、その人のしゃべる声量を想定して話者全員が一定の音量で聞こえるように調整しておくと良いです。

カメラ

・レンズの焦点距離
カメラについては、前回も触れた通り高品質なカメラを用意した方がベターです。ただ、（特にレンズ交換式カメラを使用した場合）レンズの焦点距離によって顔の形は変化してしまいますので、35mmレンズ換算で70mm〜135mmあたりのレンズを使用できればベストですね。

ちなみにこちらはアメリカのフォトグラファーStephen Eastwoodさんが各焦点距離でポートレートを撮った比較画像。

via : http://stepheneastwood.com/tutorials/lensdistortion/strippage.htm

画面左上から右下に向けて望遠から広角へと焦点距離が変化していきますが、焦点距離が短くになるにつれ手前（鼻）が大きく、奥（頭・髪）が小さく写るように変化します。この写真を見ると最低でも50mm以上の焦点距離で写した方がきれいですね。

・カメラの位置
カメラの位置は目の高さよりも若干上にする方が見栄えが良くなります。ですのでカメラは三脚や何らかの台に乗せることをお勧めします。

・背景および部屋の環境
カメラの位置が決まったら次は背景。

当然ですが背景はごちゃごちゃしたものが見えないよう注意。会議室などであれば大抵は大丈夫ですが、オンライン発表会となると自宅などから参加する話者も出てきます。特に自宅などだと壁だけでなく、近くの窓から強い日差しが入ってくる（夜のミーティングで点滅するネオンに照らされたら想像するだけで最悪ですね）可能性もありますので、本番と同じ時間帯に強い光の入ってこない明るい部屋で、背景がシンプルな場所を見つけておいてもらいましょう。

ぷくおが携わった発表会では、リハーサルの時は問題なかったのが、本番直前になったら強烈な日差しが差し込み、カーテンでも明るさを抑えきれずに話者に当たり、服や顔のハイライトがバーチャル背景でエラーを起こして結局バーチャル背景の使用を断念したという経験があります。

・照明
オンライン発表会は顔がアップで映る機会が多くなります。ですので血色の良い健康的な表情に映るよう、近くにビデオ用ライトを置くことをお勧めします。

ぷくおが行なった時は女性の前だけライトを置いたのですが、やはり照明に照らされた女性の顔は美しく、照明を置いていなかった男性陣はなんだか怖い表情になってしまいました(笑)  次にやる機会があれば最低1つはライトを設置し、部屋の照明の具合によっては反対側からも補助ライトを当てたいと思います。

・服装
厳密にはカメラ機材ではありませんが、服装は背景と馴染んでしまうことがないような色の服を着てもらいましょう。特にバーチャル背景をグリーンバックを利用しないで白い服だと背景用画像が服にも乗ってしまいます。できればこちらも事前にチェックしたり、万一に備えて無難な服を主催者側で用意しておくといいですね。

zoom設定

zoomでは、セキュリティ強化の一環としてミーティングにパスワードをかけたり、ミーティング開始前に視聴者がログインして待機してもらう待機室機能などがあります。発表会の性質によって必要な機能を利用するよう設定しましょう。

パスワード

パスワード設定ですが、こちらは2020年6月現在新規ミーティング設定時に自動的にONとなっていて、かつ参加者に通知するミーティングURL内に埋め込まれているため、特に意識することなくパスワードがかかっています。

待機室

ホスト（zoom管理者）の設定でミーティングの待機室をオンにすると、参加者がミーティングにアクセスするとホストの許可なしには参加することができません。

とはいえ、参加者のzoom名を事前に知らせてもらっていないと、結局は誰彼構わず一度承認せざるを得なくなっていしまいます。

via : zoom 待機室のイメージ。ホストから承認されると参加者が表示されるいつもの画面に移行する

そういった悲劇をなくすためにも、例えば参加申込書にzoomのアカウント名を記載してもらうか、社名・氏名といった形で参加してもらうなどの事前周知が必要だと感じました。なお、待機室の画面はロゴ、タイトル、説明などがカスタマイズできますので、待機室で社名・氏名の変更を促すのもいいですね。

また、待機室に入ってきた参加者を承認するのも人数が多くなると結構時間を取られてしまいます（誰彼構わず一斉承認であれば簡単ですが）。ホスト側は承認にかかる時間も考慮して、ミーティングの開始時間を設定する必要があります。

話者への事前周知

話者全員に対して

・マイクについて：通常の発表会などと一番違う点は、ホスト側（またはスイッチャー）が作業しない限りマイクがミュートになっていることです。もちろん1箇所からの配信で、常に1人が話すというのであれば問題ありませんが、司会と話者の2名というシンプルな発表会でもハウリング防止のために話していない人のマイクはミュートにするはずです。まずはその点を伝え、話す際は必ずミュートを解除してから話すようにお願いしましょう。

・画面切り替えにタイムラグが発生しやすい点について：例えば司会から振られてマイクをONにして話し始めようとしたのに画面が切り替わっていなかったということも十分あり得ます。

そういったトラブルを防止するためにも、視聴者がどういった画面を見ているのかが客観的に見えるモニターを設置したり、スタッフがカンペ出しをしてあげるとスムーズな進行に役立つはず。

司会に対して

インターネット回線を利用するオンライン発表会ではトラブルがつきもの。違う拠点の中継がすぐに繋がらなかったり、話者のマイクがミュートになっていたり、カメラが切り変わらなかったり、資料や音楽が出てこなかった／不要な場面で出てしまった。などなど。

そういったトラブルが発生した時に、司会が落ち着いて行動しているとかなり救われます（実際救われました）。ですのでトラブルが発生した際には「申し訳ございません、ただいま回線の状況が悪いようです」とか「申し訳ございません、資料が出るまでもう少々お待ちください」といった、代表的な場のつなぎ方やトラブルが出やすい事象をを何個か伝えておいた方がいいでしょう。

参加者（視聴者）への事前周知

多数の参加者がいて、それぞれのマイクがONになっていると収集がつかなくなります。マイクミュートはホスト側でも操作できますが、なぜか勝手にマイクONにしてくる方がいらっしゃいます。発表会の冒頭でお願いするだけでなく、途中でONにする方が出てきたら司会からマイクミュートをお願いしましょう。

また、参加している方の顔は見える必要はありません。おそらくzoomの回線が耐えられるとは思いますが、不要なトラブルを招かないためにもビデオはオフにしてもらいましょう（逆に参加者の周囲にある機密情報などが写ってしまったら参加者にとっても不利益となりますし）。

今後書く予定の当日編で触れる予定ですが、質疑応答についても主催者側でどのように進行するかを考え、参加者に対しても質問の方法について周知しておきましょう。

素材提供

せっかく実施した発表会。ニュースに取り上げてほしい場合は終了後なるべく早い段階での素材提供が必要です。

zoomではミーティング模様を録画することができます。この機能はホスト側が許可すれば参加者でも利用可能となります。ぷくおもこの映像を配布しようとしてzoomのサービス規約を見たところ、若干分かりにくい文章となっていました。

それがこちら。

主催者側がzoomに送信した映像を元にzoomの録画機能によって生成されたデータは、zoomとの合意契約を結ばない限り転売または配布していいのか、非常に悩みます。録画機能というサービスで入手したコンテンツですが、元はと言えばお客様（主催者側）が作成したコンテンツになるのかが不透明で、zoom側に問い合わせを行ったものの未だに返答がない状況です。

このため、ぷくおが携わった発表会では参加者に勝手に映像を配布されるのを防ぐために録画機能を許可せず、さらに配信用映像を撮るため別途ビデオカメラを用意するという手間がかかりました。

zoomの評判を下げることにはならないので配布しても大丈夫だとは思いますが、現状はこのような状況でした。

次回

とりあえず今思いつく準備の内容をいろいろと書かせてもらいました。次回はいよいよ本番当日。最終チェックやトラブル防止のためにできること、さらに機材トラブルが発生した時の備えについて書いていきたいと思います。

さていよいよ準備に入ります。どんなことでも準備が肝要。オンラインを利用しての発表会はスタッフはもちろん、話者や参加者も不慣れなので、一から十までマニュアルに落とし込むぐらいのつもりで準備した方がいいと思います（それだけやっても本番は何かしらハプニングが発生しますしね）。

使用ソフトの選定

今回ぷくおが使用したプラットフォームはzoom。ですがzoomにこだわらなくても、Microsoft Teamsやgoogle Meet、Cisco Webexなど様々なプラットフォームがあります。

各プラットフォームとも無料会員だったりデモミーティングが設定されていたりするので、発表会実行を命じられてから慌てて選ぶことにならないよう（または業者の言いなりにならないよう）事前に何個か試しておくのがいいかもしれません。

その際にチェックおいた方がいいと思うのは次の項目。

• 価格
• 参加方法（アプリのインストールが必要か、Webブラウザのみでも大丈夫か、スマートフォンアプリが存在するか）
• 招待者が参加する際の簡単さ
• 最大接続可能数
• （テストしている回線が安定している前提で）プラットフォームの映像／音声が安定しているか
• 画質／音質はクリアか
• バーチャル背景（背景を任意の画像に置き換えることができる機能）が利用可能か（利用しない予定であれば当然不要）
• 資料共有の使い勝手
• チャット機能の使い勝手
• 画面共有の使い勝手
• ミーティング模様の録画。また録画した映像のファイル形式とサイズ。オンライン保存の有無。
• セキュリティ（映像の暗号化、部外者の侵入排除）

ざっと考えただけでも結構なポイントがありますね。

4つめの最大接続可能数ですが、一気にメジャー感が増したzoomでは有料プランのエントリープランが100人（追加費用を払えば最大300人）で、一番上のプランが1,000人。当然ですがこれ以上のアクセスを見込むのであればMicrosoft Teams（最大10,000人）といった製品に絞られてきます。

ぷくおは日頃からzoomを使用していて、社外の方に急遽ミーティングに入ってもらいたい場合でもアカウント作成やアプリケーションのインストールが必要ないことを知っていたこと（URLを送ればWebブラウザからでも参加可能）、最大接続数が100超で済むこと、普段使っている中では映像／音声に十分満足できていたこと、バーチャル背景が利用可能ということで、慣れているzoomを利用して発表会を実施することにしました。

使用機材

プラットフォームと同時に選定していく必要があるのが配信するための機材。PC・カメラ・マイクが必須となりますが、それらが一つにまとまっているのがノートパソコンやタブレット端末。ですが経験上ノートパソコンやタブレット端末に内蔵されているカメラは避けるべきだと思います。

理由は2つ。

• 単純に画質が悪い。少なくともよくはない。
• 顔を下から見上げる形で映すため、顔映りが良くない

ということを念頭において、必要だと思われる機材をピックアップします。

配信に必要な最低限の機材

1. 安定した高速インターネット回線
   ・配信者の回線が不安定では、利用するプラットフォームにお金をかけても猫に小判。配信を行う各拠点で全て光回線を利用するのが良いと思います。ぷくおが実施した際は1箇所WiFiしか利用できない拠点があり、リハーサルの時は全く問題がなかったのに本番になって回線が不安定になったというトラブルもありました。
   ・また、万一回線が切れた際にどうするかも頭に入れておくと焦りが減ると思います。ぷくおは万一の時は4G回線のスマートフォンでインターネット共有にし、WiFiで接続しようと考えていました。もちろん地域全体で停電となってしまったらあとは衛星回線（＋非常用電源）しかありませんが、さすがにそこまでは準備不要でしょう。
   
2. ホスト操作用パソコン
   ・話者が自分でホストとしての操作（画面切り替えや資料出しなど）をするといった荒技もできなくはないですが、かなり忙しくなるのでよほどの理由がない限り避けるのがベターだと思います。
   ・使用するパソコンですが、十分なスペックを持ち、安定して稼働していることが重要です。発表会当日、電源を入れたら延々アップデート作業が自動で始まってしまった。なんていうことがないように。

3. 話者用パソコン
   　・話し手用のパソコン。こちらもホスト操作用パソコン同様、十分なスペックと安定稼働が必要ですね。後述のスイッチャーがあれば話者用パソコンは不要になります。
4. 話者用カメラ／マイク
   　・重要な話者用のカメラとマイク。なるべく高画質な評判を得ているWebカメラや、予算が許せばSIGMA fpといったWebカメラとしても利用できるミラーレス一眼レフカメラを使用すると、一気にヌケの良い画になると思います。
   　
   ・マイクについても、パソコン内蔵マイクだと自然な音を拾い切ることができません。話し声に適したガンマイクやピンマイクを用意しましょう。
5. 台本
   　・機材ではないので5番目に持ってきましたが、こちらも超重要。画面切り替えのタイムラグや遠隔同士の質疑応答の微妙な空気感など、オンライン会議ならではの間の取り方が重要になってきます。そういったものも含めて台本に落とし込んでおくと、オンライン発表会に慣れていない司会の方でも安心して進行できるはず。

あれば便利なもの

1. 話者用の配信映像確認用モニター
   　・こちらはやってみて初めて分かったこと。先ほども画面切り替えのタイムラグについて言及しましたが、例えば司会に振られて話者が話し始めた時に、話者用PCでは自分の顔に切り替わっていると思っていたものが、視聴者からは司会が映ったまま。というのがありました。そんな悲劇を避けるためにも、視聴者と同様の映像が映るモニター（iPadなどのタブレット端末で十分）がカメラの近くなどにセットされているとスムーズに進行できると思います。
   
2. 照明
   　・遠くの座席から肉眼で見る今までの発表会と違い、オンライン発表会では話者の顔がアップで映ります。ですので少しでも好ましい顔になるよう、顔用の照明があるといいですよ。
   
3. 資料出し操作用PC
   　・ホストPCは台本に沿って間違いなく画面を切り替えするのにかなり神経を使います。発表の最中は話者だけでなく資料を表示したい場面も多々あるもの。そんな資料の画面をスムーズに表示できるよう、資料操作を行うためだけのPCを用意しておくとスムーズになります。
4. トランシーバー代わりのもの
   　・いろんな現場で活躍するトランシーバー。ですが今回は各拠点を繋いでの中継ということ、話し声をマイクが拾うことからトランシーバーは利用不可。ですので、スタッフ用のLINEグループ（当然他のサービスでもいいですし）を作っておくと、トラブルが発生した際に迅速に処理できるはずです。
5. スイッチャー
   　・zoomなどのプラットフォームでは、ホストPCからメイン画面に表示する端末を指定することができます。これを用いれば、例えば別々の場所にいる話者の切り替えをソフトの操作だけで実施することが可能となります。
   　ですが、zoomでは視聴者が参加者全員を一覧できるタイル表示などに切り替えることができるため、厳密にホスト側でコントロールできるわけではありません。
   　また、ソフトの切り替えなので操作に慣れていないと切り替えをミスすることもあり得ます。
   　そういったトラブルを減らす1つの解決策として、カメラなどの映像を物理的に切り替えるスイッチャーを導入するのもおすすめ。1拠点・複数カメラなら、カメラからスイッチャーに映像を入力し、出力映像を拠点から配信する映像として使えますし、複数拠点からの映像であれば（面倒ですが）それぞれの拠点の映像を受けるPCを用意し、その出力映像をスイッチャーに入力できます。
   　ぷくおが関わった発表会はzoom上での切り替えでしたが、リハだけでなく本番でも何度かスムーズな切り替えが出来なかったのを見てしまったので、次に実施する際はスイッチャーを導入したいと思っています。
   
6. カンペ出し用スケッチブック
   　・テレビ現場などと同様に、発表会ではマイクが周囲の音を拾います。司会や話者に対し、トラブル（映像切り替わっていない。とか、）などをすぐに伝えられるようカンペを用意しておくと便利。

必要に応じて用意するもの

1. バックパネル
   　これは発表会の性質によって要不要が変わります。ただ、バーチャル背景はあくまでバーチャルなので、もしバックパネルが必要で、用意できるのであれば現物を背景に据えるのが良いに決まっています。
2. バックアップ用配信機材（グレードが落ちてもいいので、必須機材と同じ内容）
   　先ほどの回線でも触れましたが、万一PCがフリーズなどで利用不可になった時や誰かがつまずいてカメラ／マイクのケーブルが断線した時に備え、1セットは予備があると安心です。
3. 発表会終了後の素材提供用として、高品質の映像／音声の収録用機材
   　オンライン発表会配信時のカメラはWebカメラ。終了後にTVニュースや新聞などで取り上げてもらうことを考えたら、それに見合った機材でも同時収録しておくのが良いと思います。
4. 素材提供用のクラウドサービス
   　素材提供用に収録したデータがすぐに配信できるよう、大容量・高速のクラウドサービスを用意しておきましょう。

発表会を行うのに喜ばれる時間帯・所要時間の設定

これはもう実際に参加される方に聞いてみるのが一番。ですが、オンライン発表が増えていくと思われる状況では、正時から初めて50分程度で終わらせられると、参加者も次にどこかで開かれるオンライン発表に参加することができるので喜ばれると考えられます。

また、視聴者がアクセスし、映像／音声が問題なく視聴できるか確認する時間が設けられるよう、開始20分〜30分前までには発表会へアクセスできるよう場を開いておきましょう。

発表会に向けた機材の組み合わせ方

さて、いよいよ実際の発表会に向けた機材を組み合わせていきます。話者の人数、拠点の数、必要と思われるカメラ／マイクの台数といった機材と、かけられる予算。どういう風に構築するのがベストかはそれぞれ異なります。

基本形

まずは基本的な形として、1つの場所に3人の話者がいるものの、新型コロナ対策として話者が離れていなければいけない。またはオンライン会見の特徴を生かして3人が別の場所から発表会に参加するときの構成を考えてみました。

話者それぞれにPCを用意し、そこにカメラとマイクを接続。また各PCは1つの端末としてzoomに接続し、ホストPCが台本に沿ってメイン画面に映す話者をチョイス。同時に、話者が視聴者が今どんな画面になっているのかを確認するためのタブレットを手元に置いておく。というのを想定してみました。

この形が最も予算が少ない方法だと思います。デメリットは先ほども述べましたが、ホストの作業量が多くミスが発生する要素が増える。画面切替でまごついたり視聴者が勝手に意図しない画面に切り替えられてしまうといったことだと思います。

理想形

続いて、メインとなる拠点に2人の話者（司会とメインの話し手）がいて、2つの違う場所にそれぞれ話者が2人ずついる場合を想定します。もちろん先ほどの基本形の端末を増やして対応することも可能ですが、こちらではぷくおが思う理想的な構成を書き出してみました。

この構成では、画面切り替えはスイッチャーと呼ばれる映像信号を切り替える専用の機械を用いてみました。メリットは先ほども触れた通りよりミスの少ない画面切り替えが可能であるということ。単純だけど、話者が変わっているのに画面が切り替わっていなかったり、画面は切り替わっているのに不要な音楽が流れたら失敗に一歩近づいてしまいます。

また、今回は違う場所にいる話者の映像／音声もスイッチャーに入れて、操作ミスをしやすいzoomソフト内での切り替えを無くしています。ただ、そのためには別のzoomミーティングの開設と、拠点端末の映像をスイッチャーに入力するためのPCが必要となります。

ちなみにzoomでは1つのホストアカウントは同時に複数のミーティングを開催することが出来ません（悪影響防止のため）。ですので、このような構成を行うためには無料／有料の別アカウントを作成し、メイン拠点と他拠点の1:1を結ぶためだけのzoomミーティングを実施する必要があります。

なお、zoom無料アカウントでは1:1のミーティングであれば時間無制限で利用可能ですので、セキュリティ上問題がない内容を伝えるのであれば無料アカウントでも良いかと思われます。

資料出しや音楽再生もホストPCとは切り離して操作することでミス防止を狙っています。基本形に比べて必要な機材が一気に増えていきますが、会社での発表であればこのぐらいは用意していてもミス発生によるイメージダウンを考えれば安いと思います。

次回

という形で、準備編1として必要になってくるソフトの選定や機材、発表会の構成などについて書いてきましたがイメージが掴めてきたでしょうか。

次回は実際に機材をセッティングするときの注意点や出演者・視聴者へ事前にお願いしておくことなどについて書いていきたいと思います。

最近流行のzoom。社内打ち合わせなどで使う機会が増えていたものの、小規模な打ち合わせと発表会では使用感はもちろん、準備も普段とは全然違うものでした。

もちろん実際に人を一ヶ所に集めて行う発表会も準備は必要なものの、zoomの発表会はまた違う大変さ。ある程度は想定していたのですが、リハを行うと想像以上に大変で、本番を迎えるとまた新たな課題・トラブルが発生し、なんとか及第点に終えることができたと自負しています。

まだ日本で100人オーバーの発表会を実施した人は少ないはず。というわけで、何回かに分けて発表会設定、準備、当日の流れや注意点、反省点などについて書いていきたいと思います。

今回行った発表会の概要

via : zoom

今回実施した発表会の概要ですが、コロナ対策や物理的な問題で発表者が東京(本部)、地方メイン拠点1(密を避けるためこちらに2端末)、地方拠点2、地方拠点3(海外)の4か所に分かれ、それを約100名の方が視聴及び質疑応答を行うという形となりました。

なお、zoomの契約やホスト操作は業者に依頼したものの、拠点での機材整備などは自前で行っています。

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準備編

• 使用ソフトの選定
• 発表会を行うのに喜ばれる時間帯・所要時間の設定
• 使用機材
• セッティング
• ホスト操作(スイッチャー)
• 出演者への事前説明
• 記者・視聴者への事前説明
• 終了後の素材提供について

当日編

• 最終チェックで必要なこと
• 質疑応答の采配

トラブルシューティング

• zoomが落ちた時に備える
• 自社回線が落ちた時に備える
• 配信用PCが落ちた時に備える
• 地方拠点の接続が切れた時に備える
• その他